¿Por qué implementar un CRM en una PyME no toma 2 días?

Cada diciembre muchas empresas comienzan a pensar en lo que quieren mejorar durante el siguiente año.

Una frase frecuente aparece entonces:

“¿Y el CRM? Ese lo vemos en enero.”

El problema es que enero llega con ventas, clientes, cobranza, pendientes y toda la operación habitual.

Entonces la empresa intenta implementar un sistema mientras ya está corriendo.

Por eso, si una PyME está pensando en implementar un CRM, ERP o cualquier sistema empresarial, conviene comenzar por conocer su situación actual antes de que termine el año.

Implementar un sistema requiere tiempo

Un CRM no consiste solamente en contratar licencias y crear usuarios.

Una implementación puede requerir diferentes etapas:

• Diagnóstico de la empresa.

• Definición de necesidades.

• Priorización de procesos.

• Configuración del sistema.

• Preparación y carga de información.

• Capacitación de colaboradores.

• Acompañamiento.

• Corrección y ajustes.

El alcance y duración dependerán de la empresa, sus procesos y la solución seleccionada.

¿Por qué la capacitación no es suficiente?

Recibir una capacitación no significa necesariamente que una persona haya incorporado una nueva herramienta a su forma cotidiana de trabajar.

Después de aprender vienen la práctica y el acompañamiento.

Los usuarios pueden tener dudas.

Pueden cometer errores.

Pueden necesitar ajustes.

También pueden descubrir que determinados procesos necesitan una configuración diferente.

Por eso, la adopción debe contemplarse como parte del proyecto.

¿Qué pasa si esperamos hasta enero?

Esperar hasta enero no necesariamente es un problema.

El problema aparece cuando se comienza el año sin haber definido qué se quiere resolver.

Entonces el proyecto puede arrancar entre otras prioridades:

• Ventas.

• Cobranza.

• Operación.

• Clientes.

• Presupuestos.

• Planeación.

La empresa ya está trabajando a toda velocidad.

¿Qué puedes hacer antes de enero?

No necesitas implementar todo antes de terminar el año.

Puedes comenzar por algo mucho más sencillo:

conocer dónde está tu empresa.

Un diagnóstico permite identificar procesos, herramientas, necesidades y prioridades antes de tomar una decisión tecnológica.

Así puedes comenzar el nuevo año con mayor claridad sobre qué quieres implementar y por qué.

CRM-EMC² y el Programa de Adopción

En CRM-EMC² trabajamos la implementación desde una perspectiva que integra personas, procesos y tecnología.

Nuestro Programa de Adopción contempla el acompañamiento necesario para que la tecnología pueda incorporarse progresivamente a la operación.

Porque el objetivo no es solamente instalar un sistema.

Es conseguir que las personas lo utilicen.

Empieza hoy, aunque implementes después

Si quieres comenzar el próximo año con mayor control, no tienes que esperar a enero para empezar.

Empieza por conocer la madurez digital de tu empresa.

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¿Necesitas cambiar de CRM? Primero revisa si estás aprovechando el sistema actual

Cuando una empresa ya tiene un CRM, ERP o sistema empresarial y no obtiene los resultados esperados, es común pensar que necesita cambiar de plataforma.

Sin embargo, cambiar de sistema no siempre es la respuesta.

Antes conviene analizar si el problema está realmente en el software o en la forma en que la empresa lo está utilizando.

¿Por qué un sistema puede no estar funcionando como esperabas?

Existen diferentes situaciones que pueden limitar el aprovechamiento de una plataforma:

• Funciones que los usuarios desconocen.

• Procesos que nunca fueron configurados.

• Información incompleta o desactualizada.

• Capacitación insuficiente.

• Falta de seguimiento.

• Usuarios que regresaron a sus herramientas anteriores.

• Procesos que no fueron adaptados a la operación.

En estos casos, comprar otro sistema puede no resolver el problema.

La capacitación no garantiza la adopción

Una capacitación puede enseñar a una persona dónde encontrar una función o cómo realizar determinada tarea.

La adopción requiere algo más.

Las personas necesitan practicar, incorporar la herramienta a sus actividades y recibir apoyo cuando aparecen dificultades.

Por eso es importante contar con acompañamiento durante el proceso.

¿Qué es un Programa de Adopción?

Un Programa de Adopción busca ayudar a una empresa a conseguir que sus colaboradores incorporen una herramienta tecnológica a su forma de trabajar.

Puede incluir actividades como:

Revisión de procesos

Identificar cómo trabaja actualmente la empresa y qué necesita mejorar.

Configuración

Revisar si existen funciones o procesos que todavía necesitan configurarse.

Capacitación

Ayudar a los usuarios a utilizar las herramientas relacionadas con sus responsabilidades.

Acompañamiento

Resolver dudas y apoyar a los colaboradores durante la transición.

Corrección

Identificar dificultades y realizar los ajustes necesarios.

¿Cuándo conviene cambiar de sistema?

Hay situaciones en las que una plataforma puede no ser adecuada para las necesidades actuales de la empresa.

Sin embargo, esa decisión debería tomarse después de analizar el problema.

Primero hay que diagnosticar.

Después priorizar.

Y finalmente decidir si conviene configurar, adoptar, integrar o cambiar.

Aprovecha antes de reemplazar

Si tu empresa ya invirtió en tecnología, tiene sentido conocer primero cuánto está aprovechando esa inversión.

Quizá necesitas una nueva plataforma.

Quizá necesitas configurar procesos pendientes.

Quizá necesitas capacitar nuevamente a los usuarios.

O quizá necesitas acompañamiento para conseguir la adopción.

Programa de Adopción CRM-EMC²

En CRM-EMC² podemos diseñar un Programa de Adopción sobre el sistema actual de una PyME.

Contamos con programas iniciales y proyectos personalizados.

El primer paso es entender dónde está la empresa.

Conoce nuestro Programa de Adopción:

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Cómo implementar tecnología en una PyME sin que todo dependa del director

Dirigir una pequeña o mediana empresa implica tomar decisiones constantemente. Cuando llega el momento de incorporar un CRM, ERP u otro sistema empresarial, el director puede encontrarse frente a una nueva serie de decisiones: qué plataforma elegir, cómo configurarla, cómo capacitar al equipo y cómo conseguir que los colaboradores realmente la utilicen.

Esto puede convertir una implementación tecnológica en una carga adicional para la dirección.

La tecnología debería ayudar a ordenar la empresa, no convertirse en otra responsabilidad que dependa completamente del director.

¿Por qué implementar tecnología puede ser complicado?

Comprar un sistema es relativamente sencillo.

Conseguir que se convierta en una herramienta utilizada diariamente por las personas es un proceso diferente.

Una implementación puede requerir:

• Configuración de la plataforma.

• Adaptación de procesos.

• Organización y carga de información.

• Capacitación de usuarios.

• Seguimiento.

• Corrección de problemas.

• Acompañamiento durante la adopción.

Cada empresa tiene necesidades diferentes y el alcance dependerá de sus procesos y de la solución seleccionada.

El director no tiene que convertirse en experto en sistemas

El director conoce la empresa.

Conoce a sus clientes, sus objetivos, sus procesos y los problemas que necesita resolver.

Eso es precisamente lo que debe aportar al proyecto.

La parte técnica y metodológica puede ser acompañada por especialistas en implementación.

La división de responsabilidades es importante: la dirección define prioridades y objetivos; el equipo implementador ayuda a convertirlos en procesos y configuraciones que puedan ser utilizados por los colaboradores.

La adopción es parte de la implementación

Uno de los errores más frecuentes es pensar que la implementación termina cuando el sistema queda configurado.

En realidad, todavía falta comprobar si las personas están utilizando correctamente la herramienta.

Un colaborador puede haber recibido capacitación y aun así necesitar práctica, acompañamiento y correcciones.

Por eso, una metodología de adopción debe considerar el comportamiento real de los usuarios y su incorporación progresiva al trabajo cotidiano.

¿Qué puede hacer un Programa de Adopción?

Un Programa de Adopción puede ayudar a organizar el proceso en diferentes etapas:

Implementar

Configurar la plataforma y adaptar la solución a las necesidades definidas.

Capacitar

Enseñar a los usuarios cómo utilizar las herramientas que corresponden a sus funciones.

Acompañar

Resolver dudas y ayudar a los colaboradores durante la transición.

Corregir

Identificar dificultades y realizar los ajustes necesarios.

Adoptar

Conseguir que el sistema pase de ser una herramienta nueva a formar parte de la operación.

¿Cuánto cuesta no sistematizar?

La ausencia de sistemas adecuados también tiene costos.

Puede existir información dispersa, seguimiento insuficiente, procesos manuales, duplicidad de trabajo o falta de visibilidad sobre determinadas actividades.

Por eso, la decisión tecnológica debe analizarse desde una perspectiva empresarial y no solamente desde el precio de una licencia.

¿Por dónde comenzar?

Antes de elegir una plataforma, conviene conocer la madurez digital de la empresa.

¿Qué procesos necesitan mejorar?

¿Qué información debería estar integrada?

¿Qué herramientas ya existen?

¿Qué tan preparado está el equipo?

¿Qué debería implementarse primero?

Responder estas preguntas permite establecer prioridades antes de invertir.

Diagnóstico de Madurez Digital CRM-EMC²

En CRM-EMC² ayudamos a las PyMEs a implementar tecnología con un enfoque basado en personas, procesos y tecnología.

Si estás pensando en sistematizar procesos, puedes comenzar con nuestro Diagnóstico de Madurez Digital y programar una consultoría de 45 minutos sin costo y sin compromiso.

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¿Tu empresa depende demasiado de Excel? Esto puede estar frenando su digitalización

¿Tu empresa es una empresa de excelencia?

De excelencia porque usa Excel para todo…

La frase puede provocar una sonrisa.

Hasta que comenzamos a contar cuántos archivos existen realmente.

Uno para clientes.

Otro para ventas.

Otro para inventarios.

Otro para operaciones.

Otro para cobranza.

Y quizá otro que solamente una persona sabe utilizar.

Entonces la pregunta deja de ser graciosa:

¿La empresa está utilizando Excel como herramienta o depende de Excel para controlar su operación?

Excel no es malo

Conviene aclararlo.

Excel es una herramienta muy útil y tiene múltiples aplicaciones empresariales.

El problema no está en utilizar una hoja de cálculo.

El problema aparece cuando una empresa utiliza hojas de cálculo como sustituto de un sistema integral.

El problema de tener demasiados archivos

Cuando cada proceso tiene su propio archivo pueden aparecer diferentes problemas.

La información puede duplicarse.

Los datos pueden quedar desactualizados.

Pueden existir diferentes versiones del mismo archivo.

Algunas personas pueden no tener acceso a la información correcta.

Y determinados procesos pueden depender del conocimiento de un solo colaborador.

Esto puede convertirse en una barrera para crecer.

¿Cuál es la información correcta?

Esta es una de las preguntas más importantes.

Si ventas tiene un archivo, administración otro y operaciones uno diferente, consolidar la información puede requerir trabajo manual.

Y mientras alguien está buscando, comparando y actualizando archivos, está dedicando tiempo a administrar información en lugar de utilizarla.

Una plataforma integral puede ayudar

Una plataforma integral puede conectar diferentes procesos dentro de una misma estructura.

Clientes.

Ventas.

Inventarios.

Compras.

Operaciones.

Producción.

Servicio.

El objetivo no es necesariamente eliminar todas las herramientas existentes.

El objetivo es determinar cuáles procesos necesitan integrarse y cuál es el mejor orden para hacerlo.

Digitalizar por etapas

Una empresa no tiene que cambiar toda su operación de un día para otro.

De hecho, hacerlo sin planificación puede generar resistencia y dificultades de adopción.

Un proceso más ordenado comienza con:

Diagnosticar.

¿Qué tenemos actualmente?

Priorizar.

¿Qué necesitamos resolver primero?

Implementar.

¿Qué solución responde a esa prioridad?

Adoptar.

¿Cómo conseguimos que las personas incorporen la nueva forma de trabajar?

La verdadera meta

La meta de la transformación digital no es decir:

“Ya no utilizamos Excel.”

La meta es poder decir:

“Ya no dependemos de Excel para controlar nuestra empresa.”

Es una diferencia importante.

Excel puede seguir siendo una herramienta complementaria.

La operación, en cambio, necesita procesos integrados, información disponible y una forma clara de trabajar.

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¿Cuánto cuesta implementar un CRM o ERP en una PyME? El costo va más allá de la licencia

Elegir un CRM o ERP es una decisión importante para cualquier pequeña o mediana empresa. Estas plataformas pueden ayudar a organizar clientes, ventas, inventarios, compras y otros procesos, dependiendo de sus funcionalidades y configuración.

Sin embargo, antes de contratar, hay una pregunta fundamental: ¿cuánto cuesta realmente implementar el sistema y conseguir que el equipo lo utilice?

La respuesta no depende únicamente del precio por usuario. También depende del alcance del proyecto, la complejidad de los procesos y el acompañamiento que recibirán los colaboradores.

El precio del software no es el costo de la implementación

Una propuesta tecnológica puede incluir una licencia y, por separado o dentro de un paquete, actividades como configuración, migración de datos, capacitación y soporte.

Por eso, al comparar proveedores de CRM, ERP o MRP, conviene revisar exactamente qué incluye cada cotización.

Dos plataformas con precios similares pueden requerir esfuerzos de implementación muy diferentes.

¿Qué actividades puede incluir una implementación tecnológica?

1. Configuración y adaptación

La plataforma debe configurarse de acuerdo con las necesidades y los procesos de la empresa, dentro de las posibilidades del sistema contratado.

2. Preparación de la información

Los datos de clientes, productos, inventarios u otras áreas pueden necesitar limpieza, organización y carga.

3. Definición de procesos

Es importante establecer cómo se realizarán las actividades, quién será responsable y qué información deberá registrarse.

4. Capacitación de los colaboradores

Cada usuario necesita comprender cómo utilizar las herramientas que corresponden a sus funciones.

5. Acompañamiento y corrección

Durante la adopción pueden surgir dudas, errores y necesidades de ajuste. Darles seguimiento ayuda a incorporar el sistema al trabajo cotidiano.

¿Qué sucede cuando el equipo no adopta el sistema?

Una empresa puede tener una plataforma con muchas funcionalidades y continuar dependiendo de hojas de cálculo, mensajes y registros separados.

Cuando la información no se actualiza o las actividades siguen realizándose fuera del sistema, se dificulta aprovechar la inversión.

Por eso, no basta con preguntar si el software es intuitivo. También conviene conocer la metodología de capacitación, seguimiento y adopción que propone el proveedor.

Cinco preguntas para comparar proveedores de CRM y ERP

Antes de elegir una solución, pregunta:

1. ¿Qué actividades incluye el precio de implementación?

2. ¿Cuánto tiempo estima el proveedor y de qué depende?

3. ¿Quién configurará el sistema y preparará los datos?

4. ¿Cómo capacitarán y acompañarán a los colaboradores?

5. ¿Cómo comprobarán que el equipo utiliza la herramienta en sus procesos?

Las respuestas permiten comparar propuestas con mayor claridad y anticipar costos que podrían quedar fuera de la cotización inicial.

CRM-EMC²: personas, procesos y tecnología

En CRM-EMC² entendemos la transformación digital como un proceso que requiere más que adquirir software. La implementación, la capacitación y el acompañamiento son parte de la ruta para incorporar tecnología al trabajo diario.

El punto de partida es conocer la situación actual de la empresa, identificar oportunidades y definir prioridades.

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¿Tener un CRM garantiza el seguimiento de ventas?

Muchas empresas implementan un CRM con una expectativa muy concreta:

“Ahora sí vamos a dar seguimiento a todas nuestras oportunidades.”

Pero tener un CRM no garantiza automáticamente que eso ocurra.

El sistema es una herramienta.

El verdadero cambio ocurre cuando esa herramienta se integra a la operación diaria.

Tener el CRM es apenas el principio

Después de contratar un CRM todavía existen varias tareas importantes.

Hay que configurar el sistema.

Cargar los datos.

Definir procesos.

Crear conexiones.

Configurar automatizaciones.

Establecer recordatorios.

Definir cómo se utilizará la información.

Y capacitar a los usuarios.

Pero incluso después de todo eso existe un desafío mayor.

¿El equipo realmente lo utiliza?

Esta es una pregunta fundamental.

Porque puedes tener un CRM perfectamente configurado y, sin embargo, encontrar que algunos colaboradores siguen registrando información en otros lugares.

Una parte de la operación queda en el CRM.

Otra en WhatsApp.

Otra en Excel.

Otra en correos.

Y otra directamente en la memoria de cada persona.

El resultado es una operación fragmentada.

La memoria no debería ser el sistema comercial

Cuando el seguimiento depende de que una persona recuerde llamar, escribir, actualizar una oportunidad o revisar una tarea pendiente, existe una dependencia importante del comportamiento individual.

Un CRM puede ayudar a estructurar ese proceso.

Pero solamente si el equipo realmente lo incorpora a su rutina.

Por eso las automatizaciones, recordatorios y procesos deben acompañarse de adopción.

La adopción es más que capacitación

Capacitar a una persona para utilizar un CRM es importante.

Pero aprender dónde están las funciones no necesariamente significa incorporar una nueva manera de trabajar.

La adopción implica que el usuario:

• Registre la información.

• Actualice las oportunidades.

• Dé seguimiento.

• Consulte el sistema.

• Mantenga la información actualizada.

• Utilice los procesos definidos.

Y que esto se convierta en parte de su rutina.

El CRM debe formar parte de la operación

Un CRM no debería ser un sistema que los colaboradores consultan únicamente cuando alguien se los pide.

Debe convertirse en una herramienta cotidiana.

Porque el verdadero valor aparece cuando la información comercial se mantiene actualizada y el seguimiento deja de depender exclusivamente de la memoria individual.

El CRM debe convertirse en parte de la operación.

Y eso se llama adopción.

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¿Tu empresa utiliza demasiados sistemas? El problema puede ser que no estén conectados

Si una empresa utiliza tres, cuatro o cinco sistemas diferentes para operar, es fácil pensar que tiene un problema de exceso de tecnología.

Pero quizá la pregunta correcta sea otra:

¿Esos sistemas hablan entre ellos?

Porque tener varias herramientas no necesariamente es el problema.

El verdadero problema puede ser la fragmentación de la información.

Cuando cada área trabaja por separado

Imagina una empresa que utiliza:

• Un sistema para marketing.

• Otro para ventas.

• Otro para operaciones.

• Otro para producción.

• Otro para servicio.

Cada uno puede funcionar correctamente.

Pero si la información no se conecta, la dirección puede terminar dependiendo de reportes separados para entender qué está sucediendo.

Y entonces aparece una pregunta:

¿Quién tiene la fotografía completa de la empresa?

Una plataforma integral puede ayudar

Una plataforma integral puede permitir que diferentes áreas trabajen dentro de una misma estructura.

Marketing.

Comercial.

Operaciones.

Producción.

Servicio.

Esto puede reducir la fragmentación y facilitar que la información de diferentes procesos esté relacionada.

Pero existe una condición importante:

no significa que debas cambiar todo de golpe.

Cambiarlo todo también puede ser un error

Cuando una empresa intenta sustituir todas sus herramientas al mismo tiempo, puede generar una cantidad importante de cambios simultáneos.

Nuevos procesos.

Nuevas pantallas.

Nuevas responsabilidades.

Nueva información.

Nueva forma de trabajar.

Y si no existe un programa adecuado de adopción, la tecnología puede terminar siendo más difícil de incorporar de lo que se esperaba.

Por eso una estrategia gradual puede tener mucho más sentido.

El primer paso: diagnosticar

Antes de decidir qué cambiar, hay que entender dónde está la empresa actualmente.

¿Qué sistemas utiliza?

¿Qué información maneja cada área?

¿Qué procesos dependen de otros?

¿Dónde se duplica la información?

¿Qué actividades generan más retrabajo?

¿Qué información necesita la dirección para tomar decisiones?

El diagnóstico permite identificar las prioridades.

El segundo paso: priorizar

Después hay que decidir qué conviene abordar primero.

No todos los procesos tienen la misma importancia.

Una empresa puede comenzar por ventas.

Otra por operaciones.

Otra por inventarios.

Otra por producción.

La prioridad debe responder a las necesidades reales de la organización.

El tercer paso: implementar por etapas

Una vez definida la prioridad, se puede comenzar la implementación.

Y aquí vuelve a aparecer un concepto fundamental:

adopción.

Porque no basta con que el sistema esté instalado.

Las personas necesitan entenderlo, utilizarlo y convertirlo en parte de su forma de trabajar.

Por eso la implementación debe acompañarse de capacitación, práctica, seguimiento y ajustes.

Digitalizar no significa cambiarlo todo

La transformación digital no debería convertirse en una carrera por sustituir herramientas.

Debería ser un proceso ordenado para conectar personas, procesos y tecnología.

No se trata de cambiarlo todo.

Se trata de conectar lo que realmente necesitas, en el orden correcto.

¿Quieres saber por dónde empezar?

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