¿Tener un CRM garantiza el seguimiento de ventas?

Muchas empresas implementan un CRM con una expectativa muy concreta:

“Ahora sí vamos a dar seguimiento a todas nuestras oportunidades.”

Pero tener un CRM no garantiza automáticamente que eso ocurra.

El sistema es una herramienta.

El verdadero cambio ocurre cuando esa herramienta se integra a la operación diaria.

Tener el CRM es apenas el principio

Después de contratar un CRM todavía existen varias tareas importantes.

Hay que configurar el sistema.

Cargar los datos.

Definir procesos.

Crear conexiones.

Configurar automatizaciones.

Establecer recordatorios.

Definir cómo se utilizará la información.

Y capacitar a los usuarios.

Pero incluso después de todo eso existe un desafío mayor.

¿El equipo realmente lo utiliza?

Esta es una pregunta fundamental.

Porque puedes tener un CRM perfectamente configurado y, sin embargo, encontrar que algunos colaboradores siguen registrando información en otros lugares.

Una parte de la operación queda en el CRM.

Otra en WhatsApp.

Otra en Excel.

Otra en correos.

Y otra directamente en la memoria de cada persona.

El resultado es una operación fragmentada.

La memoria no debería ser el sistema comercial

Cuando el seguimiento depende de que una persona recuerde llamar, escribir, actualizar una oportunidad o revisar una tarea pendiente, existe una dependencia importante del comportamiento individual.

Un CRM puede ayudar a estructurar ese proceso.

Pero solamente si el equipo realmente lo incorpora a su rutina.

Por eso las automatizaciones, recordatorios y procesos deben acompañarse de adopción.

La adopción es más que capacitación

Capacitar a una persona para utilizar un CRM es importante.

Pero aprender dónde están las funciones no necesariamente significa incorporar una nueva manera de trabajar.

La adopción implica que el usuario:

• Registre la información.

• Actualice las oportunidades.

• Dé seguimiento.

• Consulte el sistema.

• Mantenga la información actualizada.

• Utilice los procesos definidos.

Y que esto se convierta en parte de su rutina.

El CRM debe formar parte de la operación

Un CRM no debería ser un sistema que los colaboradores consultan únicamente cuando alguien se los pide.

Debe convertirse en una herramienta cotidiana.

Porque el verdadero valor aparece cuando la información comercial se mantiene actualizada y el seguimiento deja de depender exclusivamente de la memoria individual.

El CRM debe convertirse en parte de la operación.

Y eso se llama adopción.

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¿Tu empresa utiliza demasiados sistemas? El problema puede ser que no estén conectados

Si una empresa utiliza tres, cuatro o cinco sistemas diferentes para operar, es fácil pensar que tiene un problema de exceso de tecnología.

Pero quizá la pregunta correcta sea otra:

¿Esos sistemas hablan entre ellos?

Porque tener varias herramientas no necesariamente es el problema.

El verdadero problema puede ser la fragmentación de la información.

Cuando cada área trabaja por separado

Imagina una empresa que utiliza:

• Un sistema para marketing.

• Otro para ventas.

• Otro para operaciones.

• Otro para producción.

• Otro para servicio.

Cada uno puede funcionar correctamente.

Pero si la información no se conecta, la dirección puede terminar dependiendo de reportes separados para entender qué está sucediendo.

Y entonces aparece una pregunta:

¿Quién tiene la fotografía completa de la empresa?

Una plataforma integral puede ayudar

Una plataforma integral puede permitir que diferentes áreas trabajen dentro de una misma estructura.

Marketing.

Comercial.

Operaciones.

Producción.

Servicio.

Esto puede reducir la fragmentación y facilitar que la información de diferentes procesos esté relacionada.

Pero existe una condición importante:

no significa que debas cambiar todo de golpe.

Cambiarlo todo también puede ser un error

Cuando una empresa intenta sustituir todas sus herramientas al mismo tiempo, puede generar una cantidad importante de cambios simultáneos.

Nuevos procesos.

Nuevas pantallas.

Nuevas responsabilidades.

Nueva información.

Nueva forma de trabajar.

Y si no existe un programa adecuado de adopción, la tecnología puede terminar siendo más difícil de incorporar de lo que se esperaba.

Por eso una estrategia gradual puede tener mucho más sentido.

El primer paso: diagnosticar

Antes de decidir qué cambiar, hay que entender dónde está la empresa actualmente.

¿Qué sistemas utiliza?

¿Qué información maneja cada área?

¿Qué procesos dependen de otros?

¿Dónde se duplica la información?

¿Qué actividades generan más retrabajo?

¿Qué información necesita la dirección para tomar decisiones?

El diagnóstico permite identificar las prioridades.

El segundo paso: priorizar

Después hay que decidir qué conviene abordar primero.

No todos los procesos tienen la misma importancia.

Una empresa puede comenzar por ventas.

Otra por operaciones.

Otra por inventarios.

Otra por producción.

La prioridad debe responder a las necesidades reales de la organización.

El tercer paso: implementar por etapas

Una vez definida la prioridad, se puede comenzar la implementación.

Y aquí vuelve a aparecer un concepto fundamental:

adopción.

Porque no basta con que el sistema esté instalado.

Las personas necesitan entenderlo, utilizarlo y convertirlo en parte de su forma de trabajar.

Por eso la implementación debe acompañarse de capacitación, práctica, seguimiento y ajustes.

Digitalizar no significa cambiarlo todo

La transformación digital no debería convertirse en una carrera por sustituir herramientas.

Debería ser un proceso ordenado para conectar personas, procesos y tecnología.

No se trata de cambiarlo todo.

Se trata de conectar lo que realmente necesitas, en el orden correcto.

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Tener muchos datos no significa tener control de tu empresa

Hoy las empresas pueden generar información prácticamente de cada área de su operación.

Ventas.

Clientes.

Inventarios.

Compras.

Producción.

Cobranza.

Servicio.

Pero aquí aparece una pregunta importante:

¿Tener todos esos datos significa realmente tener el control de la empresa?

No necesariamente.

El problema de la información separada

Una empresa puede tener información abundante y, al mismo tiempo, trabajar con datos separados.

Una parte puede estar en el CRM.

Otra en hojas de cálculo.

Otra en correos.

Otra en WhatsApp.

Y otra puede depender directamente del conocimiento de una persona.

El resultado es que existe mucha información, pero no necesariamente existe una visión integral.

Un sistema integral necesita algo más que tecnología

Un CRM, ERP o MRP puede convertirse en una herramienta importante para integrar información y procesos.

Pero la tecnología por sí sola no resuelve todos los problemas.

Para que una implementación funcione deben alinearse tres actores:

El director

Es quien conoce el rumbo de la empresa.

Los colaboradores

Son quienes conocen la operación diaria y enfrentan los procesos reales.

El implementador

Es quien debe comprender ambas perspectivas y convertirlas en una solución funcional.

Cuando estos tres actores trabajan alineados, la información comienza a tener otro valor.

De datos a decisiones

El objetivo de digitalizar una empresa no debería ser simplemente tener más información.

Debería ser utilizar esa información para comprender mejor lo que ocurre y tomar mejores decisiones.

Porque los datos no toman decisiones.

Las personas toman decisiones utilizando los datos.

Y para eso necesitan información confiable, procesos claros y herramientas que realmente formen parte de su manera de trabajar.

Implementación y adopción

Por eso no se trata únicamente de comprar un sistema.

También es necesario implementarlo correctamente, adaptarlo a las necesidades de la empresa y acompañar a las personas durante su adopción.

La tecnología debe conectar:

Personas + procesos + tecnología.

Cuando estos elementos están alineados, un sistema puede convertirse en mucho más que un repositorio de información.

Puede convertirse en una herramienta para dirigir mejor.

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Mejorar nuestras habilidades de presentación también significa mejorar la forma en que comunicamos nuestras empresas, ideas y propuestas.

Aprender, practicar y comunicar mejor para crecer.

Dos problemas que pueden hacer que una PyME pague por un sistema que su equipo no utiliza

 

2 problemas al implementar un CRM, ERP o MRP en una PyME

Implementar un CRM, ERP o MRP puede ayudar a una PyME a mejorar sus procesos y tener mayor control sobre su información.

Pero existe un reto que muchas empresas subestiman:

conseguir que las personas realmente adopten el sistema.

Dos errores aparecen con frecuencia.

1. Pensar que una capacitación es suficiente

¿Cuánto tiempo necesita un colaborador para aprender un sistema nuevo?

Muchas empresas esperan que ocurra en una sola capacitación.

Una hora.

Dos horas.

Un día.

Después aparecen los tutoriales y videos en línea.

Y el proyecto continúa.

Pero aprender una herramienta empresarial requiere mucho más que escuchar una explicación.

El colaborador necesita practicar con situaciones reales.

Hacer preguntas.

Equivocarse.

Corregir.

Y volver a intentarlo.

La adopción es un proceso de aprendizaje, no solamente una sesión de capacitación.

2. Confiar demasiado en que el sistema es “intuitivo”

El segundo problema comienza con una idea aparentemente lógica:

“Si el sistema es intuitivo, cada colaborador puede aprender por su cuenta.”

Pero una herramienta puede ser sencilla de utilizar y, al mismo tiempo, requerir aprendizaje para utilizarla correctamente dentro de los procesos de una empresa.

No es suficiente saber qué botón presionar.

Hay que saber cuándo utilizarlo, qué información registrar y cómo esa acción afecta al resto del proceso.

El problema puede aparecer meses después

Una mala adopción no siempre es evidente durante los primeros días.

Puede aparecer después de varios meses.

Usuarios que utilizan solamente una parte del sistema.

Información incompleta.

Procesos que continúan fuera de la plataforma.

Y, finalmente, el regreso a herramientas anteriores como Excel o WhatsApp.

Mientras la empresa continúa pagando las licencias.

Por eso la adopción debe considerarse desde el inicio del proyecto.

La curva de aprendizaje depende de cada empresa

No todas las implementaciones tienen la misma complejidad.

El tiempo necesario para adoptar una herramienta depende del sistema, los procesos, la cantidad de usuarios y la disciplina de utilización.

Por eso no existe un tiempo universal.

Lo importante es asumir que el aprendizaje requiere un proceso.

Capacitación.

Práctica.

Seguimiento.

Corrección.

Acompañamiento.

El objetivo no es memorizar botones

Una persona puede aprender rápidamente dónde se encuentra una función.

Eso no significa que haya adoptado el sistema.

La verdadera adopción ocurre cuando la herramienta empieza a formar parte de su manera cotidiana de trabajar.

Cuando registra información correctamente.

Cuando da seguimiento.

Cuando consulta datos.

Cuando utiliza el sistema para realizar su trabajo y no como una obligación adicional.

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Porque implementar una herramienta es solamente el principio.

Aprenderla es una cosa. Adoptarla es otra.

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Madurez digital en PyMEs: cómo trabajar mejor y desperdiciar menos

Cuando el entorno económico exige mayor cuidado con el dinero, el tiempo y los recursos, una PyME necesita revisar algo más que sus gastos.

También necesita revisar cómo está trabajando.

Porque reducir costos no siempre significa gastar menos.

A veces significa desperdiciar menos.

Menos tiempo.

Menos información.

Menos oportunidades.

Menos esfuerzo en tareas que podrían hacerse de una manera más eficiente.

¿Estamos aprovechando realmente la capacidad que ya tenemos?

Esta es una pregunta importante para cualquier director.

Antes de pensar en contratar más personas, puede ser conveniente analizar si el equipo actual cuenta con los procesos y herramientas adecuados para realizar su trabajo.

Una empresa puede tener buenos colaboradores y, aun así, perder eficiencia por procesos fragmentados, información dispersa o actividades manuales innecesarias.

La tecnología puede ayudar, pero no hace el trabajo sola

Una plataforma integral puede proporcionar mayor visibilidad sobre diferentes áreas de una empresa:

Ventas, clientes, inventarios, compras, producción, proyectos y servicio.

Esto puede ayudar a conectar información y facilitar la operación.

Pero hay un punto que suele olvidarse:

Comprar un sistema no transforma una empresa.

La herramienta necesita ser implementada de acuerdo con la operación.

El equipo necesita capacitación.

Y los colaboradores necesitan acompañamiento para adoptar la nueva forma de trabajar.

La adopción también es una cuestión de eficiencia

Imagina invertir en una herramienta y que solamente una parte del equipo la utilice correctamente.

La empresa puede tener tecnología.

Pero no necesariamente está obteniendo todo el valor de esa inversión.

Por eso la adopción es tan importante.

No se trata solamente de saber dónde está cada función.

Se trata de incorporar la herramienta al trabajo cotidiano.

Cuidar a los clientes también es eficiencia

En un entorno donde conseguir nuevos clientes puede requerir más esfuerzo, perder clientes por falta de seguimiento, información o servicio puede resultar todavía más costoso.

Por eso mejorar la operación también significa mejorar la experiencia del cliente.

Tener información disponible.

Dar seguimiento.

Cumplir compromisos.

Responder oportunamente.

Y evitar que la información se pierda entre diferentes herramientas o personas.

¿Por dónde empezar?

No necesariamente tienes que comenzar comprando un nuevo sistema.

Puedes comenzar con una pregunta:

¿Qué tan madura digitalmente está mi empresa?

Nuestro Diagnóstico de Madurez Digital está pensado precisamente para ayudarte a identificar tu punto de partida.

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Porque en tiempos difíciles, digitalizar no debería significar gastar por gastar.

Debería significar invertir para trabajar mejor.

Y quizá uno de los mayores ahorros de tu empresa no esté en contratar menos.

Esté en desperdiciar menos.

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Capacitación de sistemas empresariales: por qué implementar no significa adoptar

¿Qué se necesita para ganar un Super Bowl?

No solamente talento.

Se necesita preparación, estrategia, entrenamiento, coordinación, práctica, análisis y correcciones.

Y algo todavía más importante: repetir el proceso.

Un equipo profesional no llega a competir al máximo nivel porque entrenó una tarde.

Sin embargo, cuando hablamos de sistemas empresariales, muchas empresas esperan exactamente eso.

Compran una herramienta, capacitan a los usuarios y esperan que el equipo cambie automáticamente su manera de trabajar.

Comprar un sistema no significa adoptarlo

La implementación de un CRM, ERP o cualquier otro sistema empresarial puede ser un paso importante para una PyME.

Pero instalar la herramienta y crear usuarios no garantiza que las personas la incorporen correctamente a sus actividades.

La adopción es un proceso diferente.

Implica aprender.

Practicar.

Preguntar.

Equivocarse.

Corregir.

Y volver a intentarlo.

La capacitación es apenas el comienzo

Una capacitación puede explicar las funciones del sistema.

Pero el verdadero aprendizaje aparece cuando los colaboradores utilizan esas funciones dentro de situaciones reales.

¿Cómo registrar una oportunidad?

¿Cómo dar seguimiento?

¿Cómo consultar información?

¿Qué hacer cuando un proceso no ocurre como estaba previsto?

Estas preguntas aparecen cuando el sistema comienza a formar parte del trabajo cotidiano.

Por eso los tutoriales y las sesiones de capacitación son importantes, pero no siempre son suficientes.

El valor del acompañamiento

Cuando una empresa está adoptando una nueva tecnología, sus colaboradores necesitan saber que existe alguien que puede orientarles cuando aparecen dudas.

Ese acompañamiento permite detectar errores, corregir procesos y ayudar a que la herramienta se convierta progresivamente en una nueva forma de trabajar.

La meta no es solamente que el usuario conozca el sistema.

La meta es que sepa trabajar con él.

Personas, procesos y tecnología

La transformación digital funciona mejor cuando estos tres elementos están alineados:

Personas.
Necesitan comprender y adoptar la nueva forma de trabajo.

Procesos.
Necesitan estar correctamente definidos y configurados.

Tecnología.
Debe facilitar y respaldar esos procesos.

Cuando uno de estos elementos queda fuera de la ecuación, la implementación puede complicarse.

¿Qué tan preparada está tu empresa?

Antes de decidir qué tecnología necesitas, también es importante conocer tu punto de partida.

Nuestro Diagnóstico de Madurez Digital puede ayudarte a identificar oportunidades relacionadas con la forma en que actualmente utilizas tecnología dentro de tu empresa.

Además, puedes obtener una consultoría de 45 minutos sin costo para revisar los resultados.

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Porque implementar una herramienta es importante.

Pero conseguir que tu equipo la utilice correctamente es lo que realmente permite que forme parte de la operación.

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