¿Cuánto tiempo necesita una PyME para implementar un sistema empresarial?

Implementar un sistema empresarial puede parecer sencillo.

Crear usuarios.

Asignar contraseñas.

Explicar algunas funciones.

Y comenzar a trabajar.

Pero esa visión deja fuera una parte importante de la realidad.

Una implementación de CRM, ERP o cualquier otro sistema empresarial requiere mucho más que habilitar accesos.

Hay que entender la empresa, revisar procesos, configurar la herramienta, preparar información, capacitar a los usuarios, resolver dudas, corregir errores y acompañar al equipo.

Por eso una pregunta que cualquier directora o director debería hacerse es:

¿Realmente tengo tiempo para implementar yo mismo el sistema de mi empresa?

Lo que vemos es solamente una parte

Pensemos en un acto de ilusionismo.

El espectador puede ver una presentación de unos cuantos minutos.

Todo parece suceder rápidamente.

Pero esos minutos son el resultado de preparación, práctica y perfeccionamiento que normalmente no vemos.

En una implementación tecnológica sucede algo parecido.

El resultado final puede parecer sencillo:

el sistema está configurado, los usuarios ingresan y el proceso funciona.

Pero detrás de ese resultado existe trabajo.

¿Qué incluye realmente una implementación?

Dependiendo de la empresa y del sistema, una implementación puede involucrar diferentes actividades:

• Análisis de los procesos actuales.

• Definición de necesidades.

• Configuración del sistema.

• Carga y organización de información.

• Creación de usuarios.

• Definición de permisos.

• Configuración de procesos.

• Automatizaciones.

• Capacitación.

• Resolución de dudas.

• Corrección de errores.

• Seguimiento.

• Ajustes posteriores.

Esto explica por qué implementar correctamente no debería reducirse a una sesión de capacitación.

Dar de alta usuarios no significa que exista adopción

Una empresa puede tener 20 usuarios creados en un sistema.

Eso solamente demuestra que 20 personas tienen acceso.

No necesariamente significa que:

• Registren correctamente la información.

• Utilicen las funciones disponibles.

• Sigan el proceso definido.

• Consulten el sistema diariamente.

• Hayan dejado sus métodos anteriores.

• Utilicen la información para tomar decisiones.

Por eso es importante diferenciar implementación de adopción.

La implementación prepara la herramienta.

La adopción consigue que las personas la incorporen a su forma de trabajar.

El costo invisible de implementar por cuenta propia

Cuando un director decide encargarse personalmente de la implementación, puede pensar:

“Yo conozco mi empresa. Yo puedo hacerlo.”

Y probablemente tenga razón.

El problema puede estar en el tiempo disponible.

Porque mientras configura el sistema también debe dirigir la empresa.

Debe atender clientes.

Revisar resultados.

Tomar decisiones.

Coordinar colaboradores.

Resolver problemas.

Y pensar en el crecimiento.

Cada hora dedicada a implementar es una hora que no se dedica a otras responsabilidades de dirección.

Por eso no se trata de determinar si el director puede hacerlo.

La pregunta más importante es si conviene que él sea quien haga todo el trabajo.

La adopción requiere acompañamiento

Una capacitación puede explicar cómo funciona una herramienta.

Pero el verdadero aprendizaje ocurre cuando las personas comienzan a utilizarla.

Ahí aparecen preguntas que no estaban previstas.

Casos particulares.

Errores.

Nuevas necesidades.

Resistencia al cambio.

Diferentes formas de interpretar un proceso.

Y es precisamente ahí donde el acompañamiento puede hacer una diferencia.

La adopción necesita tiempo y seguimiento.

¿Qué puede hacer un Programa de Adopción?

Un programa de adopción puede ayudar a que la empresa no tenga que enfrentar sola todo el proceso.

En el caso del Programa de Adopción EMC², el enfoque parte de implementar el sistema, capacitar a los colaboradores y acompañarlos durante el proceso.

El objetivo es que la tecnología pueda incorporarse realmente al trabajo cotidiano.

Porque el proyecto no debería terminar cuando se entregan los accesos.

Tres preguntas antes de implementar

Antes de comenzar una implementación, una PyME puede hacerse tres preguntas sencillas:

1. ¿Quién va a implementar?

No solamente quién dará de alta los usuarios, sino quién revisará procesos, configuración e información.

2. ¿Quién va a capacitar?

No solamente quién mostrará las funciones, sino quién ayudará al equipo cuando comiencen a utilizarlas.

3. ¿Quién va a acompañar la adopción?

Porque las dudas no desaparecen cuando termina la primera capacitación.

La tecnología no debería convertirse en otra responsabilidad para el director

Un sistema empresarial debería ayudar a organizar mejor la empresa.

No convertirse en otra actividad que la dirección tenga que perseguir personalmente.

Por eso, antes de implementar, vale la pena considerar no solamente el costo de la licencia.

También hay que considerar:

tiempo, implementación, capacitación y adopción.

La tecnología puede ser una herramienta poderosa.

Pero para que genere valor necesita integrarse a la empresa y ser utilizada por las personas.

El sistema no se adopta porque tenga usuarios registrados.

Se adopta cuando las personas comienzan a trabajar con él.

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CRM-EMC² — Implementa. Adopta. Crece.