2 problemas al implementar un CRM, ERP o MRP en una PyME
Implementar un CRM, ERP o MRP puede ayudar a una PyME a mejorar sus procesos y tener mayor control sobre su información.
Pero existe un reto que muchas empresas subestiman:
conseguir que las personas realmente adopten el sistema.
Dos errores aparecen con frecuencia.
1. Pensar que una capacitación es suficiente
¿Cuánto tiempo necesita un colaborador para aprender un sistema nuevo?
Muchas empresas esperan que ocurra en una sola capacitación.
Una hora.
Dos horas.
Un día.
Después aparecen los tutoriales y videos en línea.
Y el proyecto continúa.
Pero aprender una herramienta empresarial requiere mucho más que escuchar una explicación.
El colaborador necesita practicar con situaciones reales.
Hacer preguntas.
Equivocarse.
Corregir.
Y volver a intentarlo.
La adopción es un proceso de aprendizaje, no solamente una sesión de capacitación.
2. Confiar demasiado en que el sistema es “intuitivo”
El segundo problema comienza con una idea aparentemente lógica:
“Si el sistema es intuitivo, cada colaborador puede aprender por su cuenta.”
Pero una herramienta puede ser sencilla de utilizar y, al mismo tiempo, requerir aprendizaje para utilizarla correctamente dentro de los procesos de una empresa.
No es suficiente saber qué botón presionar.
Hay que saber cuándo utilizarlo, qué información registrar y cómo esa acción afecta al resto del proceso.
El problema puede aparecer meses después
Una mala adopción no siempre es evidente durante los primeros días.
Puede aparecer después de varios meses.
Usuarios que utilizan solamente una parte del sistema.
Información incompleta.
Procesos que continúan fuera de la plataforma.
Y, finalmente, el regreso a herramientas anteriores como Excel o WhatsApp.
Mientras la empresa continúa pagando las licencias.
Por eso la adopción debe considerarse desde el inicio del proyecto.
La curva de aprendizaje depende de cada empresa
No todas las implementaciones tienen la misma complejidad.
El tiempo necesario para adoptar una herramienta depende del sistema, los procesos, la cantidad de usuarios y la disciplina de utilización.
Por eso no existe un tiempo universal.
Lo importante es asumir que el aprendizaje requiere un proceso.
Capacitación.
Práctica.
Seguimiento.
Corrección.
Acompañamiento.
El objetivo no es memorizar botones
Una persona puede aprender rápidamente dónde se encuentra una función.
Eso no significa que haya adoptado el sistema.
La verdadera adopción ocurre cuando la herramienta empieza a formar parte de su manera cotidiana de trabajar.
Cuando registra información correctamente.
Cuando da seguimiento.
Cuando consulta datos.
Cuando utiliza el sistema para realizar su trabajo y no como una obligación adicional.
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Porque implementar una herramienta es solamente el principio.
Aprenderla es una cosa. Adoptarla es otra.
Implementa. Adopta. Crece.
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