Inteligencia artificial y datos empresariales: qué debe revisar una PYME antes de utilizar IA

La inteligencia artificial está cambiando rápidamente la forma en que las empresas trabajan.

Hoy es posible automatizar tareas, analizar información, generar contenido, desarrollar aplicaciones y crear nuevas herramientas con una facilidad que hace algunos años parecía muy lejana.

Pero precisamente porque cada vez es más fácil utilizar IA, también necesitamos aprender a utilizarla con mayor criterio.

Una de las preguntas más importantes es:

¿Qué pasa con los datos de mi empresa cuando utilizo una herramienta de inteligencia artificial?

La pregunta puede parecer sencilla, pero detrás de ella existe una conversación empresarial mucho más amplia.

Tus datos también son activos de tu empresa

Cuando pensamos en información empresarial, muchas veces pensamos solamente en archivos o bases de datos.

Pero una empresa maneja mucho más.

Puede tener:

• información de clientes;

• prospectos;

• conversaciones;

• oportunidades comerciales;

• precios;

• productos;

• cotizaciones;

• procesos;

• información de proveedores;

• datos internos.

Toda esa información puede tener valor comercial.

Por eso, antes de conectarla a una herramienta de inteligencia artificial, es importante comprender qué sucederá con ella.

¿Dónde se almacenan los datos?

Una de las primeras preguntas debería ser dónde se almacena la información que se introduce o procesa mediante una herramienta.

No todas las plataformas funcionan igual.

Las condiciones dependen de cada proveedor, del servicio contratado y, en algunos casos, de la configuración que utilice la empresa.

Por eso es importante leer y comprender las condiciones aplicables antes de conectar información empresarial.

No basta con que una herramienta sea fácil de utilizar.

También necesitamos entender cómo administra la información.

¿Quién puede acceder?

Otra pregunta importante es el acceso.

Cuando una empresa conecta información a una herramienta, necesita considerar quién puede verla o utilizarla.

Esto incluye tanto los usuarios internos como los mecanismos de acceso propios de la herramienta.

Una buena estrategia digital necesita establecer criterios sobre:

• usuarios;

• permisos;

• acceso;

• información disponible;

• responsabilidades.

La inteligencia artificial no sustituye estas decisiones.

¿Qué pasa con la información utilizada?

Este punto requiere especial atención.

Dependiendo de la herramienta y sus condiciones, la información puede recibir distintos tratamientos.

Por eso no es recomendable asumir que todas las herramientas de IA utilizan los datos de la misma manera.

Antes de conectar información empresarial conviene revisar las condiciones específicas del servicio y entender cómo se maneja la información.

La pregunta no debería ser solamente:

“¿Puedo conectar estos datos?”

También:

“¿Entiendo qué sucederá con ellos después de conectarlos?”

La facilidad puede generar exceso de confianza

Una de las grandes ventajas de la IA es precisamente su facilidad.

Podemos realizar tareas que antes requerían conocimientos especializados.

Podemos crear automatizaciones.

Podemos analizar información.

Podemos generar aplicaciones.

Podemos construir prototipos.

Pero esa facilidad también puede generar una falsa sensación de seguridad.

Que algo sea técnicamente sencillo no significa que sea empresarialmente adecuado.

Antes de conectar información de clientes o prospectos, necesitamos detenernos y analizar.

No toda la información tiene el mismo valor

Una empresa puede tener información pública y también información estrictamente comercial.

No necesariamente debemos tratar ambos tipos de información de la misma manera.

Una lista de productos pública no representa el mismo nivel de sensibilidad que una base de prospectos, una conversación comercial o una estrategia de precios.

Por eso, antes de utilizar IA, conviene clasificar la información que será utilizada.

Preguntarse:

¿Qué información necesita realmente la herramienta?

Y después:

¿Es necesario compartir toda la información disponible?

Muchas veces, la mejor práctica no consiste en compartir más.

Consiste en compartir solamente lo necesario para conseguir el objetivo.

La responsabilidad también forma parte de la digitalización

Una empresa no deja de ser responsable de la información que administra solamente porque utiliza una herramienta tecnológica.

La IA puede ayudar a procesarla.

Puede analizarla.

Puede automatizar tareas.

Pero las decisiones sobre cómo utilizar esa información siguen siendo empresariales.

Y existe una cuestión adicional:

La confianza del cliente

Tus clientes confían información a tu empresa.

Tus prospectos también.

Si esperamos que otras empresas protejan adecuadamente nuestra información, deberíamos aplicar el mismo criterio a la información que recibimos.

La digitalización no solamente debe buscar eficiencia.

También debe construir confianza.

¿Qué debería preguntar una PYME antes de conectar IA?

Antes de incorporar una herramienta de inteligencia artificial a un proceso empresarial, conviene revisar al menos:

¿Qué información voy a utilizar?

Define exactamente qué datos necesita la herramienta.

¿Para qué los voy a utilizar?

La finalidad debe estar clara.

¿Dónde se almacenan?

Revisa las condiciones del servicio y el tratamiento aplicable.

¿Quién puede acceder?

Define usuarios y permisos.

¿Qué condiciones aplican?

Conoce las reglas y condiciones específicas de la herramienta.

¿Quién será responsable?

Debe existir alguien que conozca la herramienta y pueda supervisar su utilización.

Estas preguntas ayudan a pasar de una adopción impulsiva de tecnología a una adopción más consciente.

La IA es una oportunidad, no una excusa para dejar de pensar

La inteligencia artificial puede convertirse en una herramienta extraordinaria para las PYMES.

Puede ayudar a reducir trabajo administrativo.

Puede mejorar procesos.

Puede analizar información.

Puede automatizar actividades.

Puede ayudar a que las empresas aprovechen mejor sus recursos.

Pero utilizar IA no significa dejar de hacer preguntas.

Al contrario.

Mientras más fácil sea incorporar una tecnología, más importante resulta desarrollar criterio para utilizarla.

Digitalización responsable

La transformación digital no consiste simplemente en incorporar nuevas herramientas.

También consiste en aprender a trabajar de otra manera.

Con mejores procesos.

Con información organizada.

Con responsabilidades claras.

Con tecnología adecuada.

Y con personas capacitadas para utilizarla.

Por eso, antes de conectar información empresarial a una herramienta de IA, conviene detenerse y preguntar:

¿Dónde se almacena?

¿Quién puede acceder?

¿Bajo qué condiciones se utiliza?

Y quizá la pregunta más importante:

¿Realmente necesito compartir toda esta información para conseguir el resultado que busco?

La tecnología debe ayudarnos a crecer.

Pero crecer digitalmente también significa aprender a utilizarla responsablemente.

En CRM-EMC² creemos que la implementación y adopción de tecnología deben considerar no solamente las funcionalidades, sino también los procesos, las personas y la información que hace funcionar a la empresa.

Implementa. Adopta. Crece.

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