Cómo implementar tecnología en una PyME sin que todo dependa del director

Dirigir una pequeña o mediana empresa implica tomar decisiones constantemente. Cuando llega el momento de incorporar un CRM, ERP u otro sistema empresarial, el director puede encontrarse frente a una nueva serie de decisiones: qué plataforma elegir, cómo configurarla, cómo capacitar al equipo y cómo conseguir que los colaboradores realmente la utilicen.

Esto puede convertir una implementación tecnológica en una carga adicional para la dirección.

La tecnología debería ayudar a ordenar la empresa, no convertirse en otra responsabilidad que dependa completamente del director.

¿Por qué implementar tecnología puede ser complicado?

Comprar un sistema es relativamente sencillo.

Conseguir que se convierta en una herramienta utilizada diariamente por las personas es un proceso diferente.

Una implementación puede requerir:

• Configuración de la plataforma.

• Adaptación de procesos.

• Organización y carga de información.

• Capacitación de usuarios.

• Seguimiento.

• Corrección de problemas.

• Acompañamiento durante la adopción.

Cada empresa tiene necesidades diferentes y el alcance dependerá de sus procesos y de la solución seleccionada.

El director no tiene que convertirse en experto en sistemas

El director conoce la empresa.

Conoce a sus clientes, sus objetivos, sus procesos y los problemas que necesita resolver.

Eso es precisamente lo que debe aportar al proyecto.

La parte técnica y metodológica puede ser acompañada por especialistas en implementación.

La división de responsabilidades es importante: la dirección define prioridades y objetivos; el equipo implementador ayuda a convertirlos en procesos y configuraciones que puedan ser utilizados por los colaboradores.

La adopción es parte de la implementación

Uno de los errores más frecuentes es pensar que la implementación termina cuando el sistema queda configurado.

En realidad, todavía falta comprobar si las personas están utilizando correctamente la herramienta.

Un colaborador puede haber recibido capacitación y aun así necesitar práctica, acompañamiento y correcciones.

Por eso, una metodología de adopción debe considerar el comportamiento real de los usuarios y su incorporación progresiva al trabajo cotidiano.

¿Qué puede hacer un Programa de Adopción?

Un Programa de Adopción puede ayudar a organizar el proceso en diferentes etapas:

Implementar

Configurar la plataforma y adaptar la solución a las necesidades definidas.

Capacitar

Enseñar a los usuarios cómo utilizar las herramientas que corresponden a sus funciones.

Acompañar

Resolver dudas y ayudar a los colaboradores durante la transición.

Corregir

Identificar dificultades y realizar los ajustes necesarios.

Adoptar

Conseguir que el sistema pase de ser una herramienta nueva a formar parte de la operación.

¿Cuánto cuesta no sistematizar?

La ausencia de sistemas adecuados también tiene costos.

Puede existir información dispersa, seguimiento insuficiente, procesos manuales, duplicidad de trabajo o falta de visibilidad sobre determinadas actividades.

Por eso, la decisión tecnológica debe analizarse desde una perspectiva empresarial y no solamente desde el precio de una licencia.

¿Por dónde comenzar?

Antes de elegir una plataforma, conviene conocer la madurez digital de la empresa.

¿Qué procesos necesitan mejorar?

¿Qué información debería estar integrada?

¿Qué herramientas ya existen?

¿Qué tan preparado está el equipo?

¿Qué debería implementarse primero?

Responder estas preguntas permite establecer prioridades antes de invertir.

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Implementa. Adopta. Crece.