¿Tu empresa depende demasiado de Excel? Esto puede estar frenando su digitalización

¿Tu empresa es una empresa de excelencia?

De excelencia porque usa Excel para todo…

La frase puede provocar una sonrisa.

Hasta que comenzamos a contar cuántos archivos existen realmente.

Uno para clientes.

Otro para ventas.

Otro para inventarios.

Otro para operaciones.

Otro para cobranza.

Y quizá otro que solamente una persona sabe utilizar.

Entonces la pregunta deja de ser graciosa:

¿La empresa está utilizando Excel como herramienta o depende de Excel para controlar su operación?

Excel no es malo

Conviene aclararlo.

Excel es una herramienta muy útil y tiene múltiples aplicaciones empresariales.

El problema no está en utilizar una hoja de cálculo.

El problema aparece cuando una empresa utiliza hojas de cálculo como sustituto de un sistema integral.

El problema de tener demasiados archivos

Cuando cada proceso tiene su propio archivo pueden aparecer diferentes problemas.

La información puede duplicarse.

Los datos pueden quedar desactualizados.

Pueden existir diferentes versiones del mismo archivo.

Algunas personas pueden no tener acceso a la información correcta.

Y determinados procesos pueden depender del conocimiento de un solo colaborador.

Esto puede convertirse en una barrera para crecer.

¿Cuál es la información correcta?

Esta es una de las preguntas más importantes.

Si ventas tiene un archivo, administración otro y operaciones uno diferente, consolidar la información puede requerir trabajo manual.

Y mientras alguien está buscando, comparando y actualizando archivos, está dedicando tiempo a administrar información en lugar de utilizarla.

Una plataforma integral puede ayudar

Una plataforma integral puede conectar diferentes procesos dentro de una misma estructura.

Clientes.

Ventas.

Inventarios.

Compras.

Operaciones.

Producción.

Servicio.

El objetivo no es necesariamente eliminar todas las herramientas existentes.

El objetivo es determinar cuáles procesos necesitan integrarse y cuál es el mejor orden para hacerlo.

Digitalizar por etapas

Una empresa no tiene que cambiar toda su operación de un día para otro.

De hecho, hacerlo sin planificación puede generar resistencia y dificultades de adopción.

Un proceso más ordenado comienza con:

Diagnosticar.

¿Qué tenemos actualmente?

Priorizar.

¿Qué necesitamos resolver primero?

Implementar.

¿Qué solución responde a esa prioridad?

Adoptar.

¿Cómo conseguimos que las personas incorporen la nueva forma de trabajar?

La verdadera meta

La meta de la transformación digital no es decir:

“Ya no utilizamos Excel.”

La meta es poder decir:

“Ya no dependemos de Excel para controlar nuestra empresa.”

Es una diferencia importante.

Excel puede seguir siendo una herramienta complementaria.

La operación, en cambio, necesita procesos integrados, información disponible y una forma clara de trabajar.

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